Teilnehmerbearbeitung

Die Teilnehmerbearbeitung erfolgt in zwei Schritten:

  1. Auswahl des Teilnehmers
  2. Bearbeitung der Eigenschaften eines Teilnehmers

Teilnehmerauswahl

Die Auswahl eines Teilnehmers erfolgt über eine Liste. Hier befindet sich zumindest die E-Mail. Sollte ein Teilnehmer mit dieser E-Mail schon einmal an einem anderen Termin teilgenommen haben, der bei JAMES registriert worden ist, wird der Vor- und Nachname automatisch eingefügt. In diesem Falle werden diese Daten ebenfalls in der Liste angezeigt. Falls man die Daten manuell bei der Teilnehmerbearbeitung ergänzt, wird bei Rückkehr zur Teilnehmerübersicht der Name nun angezeigt.

Über den Button oben „Zurück zur Terminbearbeitung“ gelangt man wieder zurück zur Terminbearbeitung.

Unbekannter Teilnehmer Bekannter Teilnehmer

Klickt man auf einen der Teilnehmer, gelangt man in die Teilnehmerbearbeitung.

Teilnehmer

Die Teilnehmerbearbeitung sieht folgendermaßen aus:

Teilnehmerbearbeitung Teil 1 Teilnehmerbearbeitung Teil 2

Möchte man wieder zurück zur Teilnehmerübersicht, so klickt man auf „Zurück zur Teilnehmerübersicht“.

Die Felder haben dabei folgende Bedeutung:

Vorname

Der Vorname des Teilnehmers. Wird bei erneuter Einladung mit der gleichen E-Mail automatisch ergänzt.

Nachname

Der Nachname des Teilnehmers. Wird bei erneuter Einladung mit der gleichen E-Mail automatisch ergänzt.

Firma

Die Firma des Teilnehmers.

Nur benachrichtigen

Durch Ankreuzen wird der Teilnehmer lediglich benachrichtigt, nimmt aber nicht selber am Termin teil. Dadurch kann man Dritte wie z.B. den Vorgesetzten über einen Termin in Kenntnis setzen.

Check-in Benachrichtigung

Durch Ankreuzen wird der Gastgeber informiert, sobald der Teilnehmer vor Ort in der Niederlassung den Check-in erfolgreich absolviert hat.

Kategorie

Durch Angabe der Besucherkategorie können Besucher in logisch unterteilte Gruppen eingeteilt werden. Außerdem kann das Verhalten von verschiedenen Systemen z.B. dem Check-in an Besucherkategorien angepasst werden.

Erinnerung (Tage)

Das Intervall bestimmt, wie viele Tage vor dem Termin der Teilnehmer erneut per Mail von JAMES benachrichtigt wird, dass ein Termin angesetzt ist.

Unterweisungen

Sicherheitsrelevante Dokumente, die vor Ort vor Betreten der Niederlassung gelesen und rechtsverbindlich von diesem Teilnehmer unterzeichnet werden müssen.

Terminbeschreibung

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können. Die Terminbeschreibung findet sich bei der Einladung in der E-Mail dieses Teilnehmers wieder.

Interne Notiz

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können, die nur Admins oder der Ersteller selber lesen können. Interne Notizen werden nicht in der Einladung vermerkt, sodass Informationen über einen Termin hinterlegt werden können, ohne dass dieser Teilnehmer diese einsehen kann.