JAMESLook

by metaSEC

JAMESLook ist ein Outlook Add-In, welches ermöglicht, einen Termin bei JAMES zeitgleich zur Erstellung eines Termins bei Outlook mitzuerstellen.

Diese Funktionalität wird über ein Task Pane integriert, welches über die Taskleiste auswählbar ist.

Installation

Installation über Outlook im Web (OWA)

Manuelle Installation

  1. Fragen Sie Ihre IT, unter welcher Internetadresse das Manifest für JAMESLook liegt.

    Eine Adresse sieht zum Beispiel so aus:
    https://beispielserver/outlook-add-in/manifest.php

  2. Loggen Sie sich bei Outlook im Web ein und wählen Sie oben rechts bei dem Zahnrad „Add-Ins verwalten“ aus.

    Add-Ins verwalten

  3. Drücken Sie auf das „+“ und dann auf „Von einer URL hinzufügen“.

    Add-In aus URL hinzufügen

  4. In dem Fenster, welches sich rechts geöffnet hat, geben Sie nun bitte die Adresse aus Punkt 1 ein und fahren dann mit „Weiter“ fort.

    Manifest-URL angeben

  5. Bestätigen Sie nun mit „Installieren“ dass Sie das Add-In installieren möchten.

    Add-In-Installation bestätigen

JAMESLook befindet sich jetzt in der Liste von Add-Ins. Nun lassen sich Termine bei JAMES mit Terminen bei Outlook verknüpfen!

Installation über Outlook bei Windows

  1. Klicken Sie oben links auf das Feld „Neue Mail“.

    Neue Mail schreiben

  2. In dem neuen Fenster klicken Sie nun oben rechts auf das Feld „Office Add-Ins“.

    Installierte Office Add-Ins öffnen

  3. Nun klicken Sie oben rechts auf den Text „Meine Add-Ins verwalten“.

    Installierte Office Add-Ins öffnen

  4. Es öffnet sich ein Browser-Fenster. Sie können nun bei Schritt 3 aus der Installation über Outlook im Web fortfahren.

Nutzung

Öffnen des Plugins

Zunächst muss ein neuer Termin angelegt werden. Dafür kann man bei Outlook im Kalendermenü z.B. oben links auf „Neuer Termin“ klicken.

Neuen Termin anlegen

Das Add-in kann dann durch Anklicken des Icons auf der rechten Seite im Outlook-Fenster geöffnet werden.

JAMESLook öffnen

Login

Wenn man das erste Mal JAMESLook öffnet, erscheint ein Login-Formular. Dies kann sich je nach Betriebssystem oder Version von Outlook in einem eigenen Fenster öffnen oder direkt im originalen JAMESLook-Fenster erscheinen.

Login-Formular

Bei „JAMES-Server“ geben Sie die Adresse an, unter welcher Sie sich bei JAMES anmelden würden. Die E-Mail-Adresse wird automatisch mit der E-Mail-Adresse des Kontos ausgefüllt, mit welchem der Termin angelegt wird. Als Passwort muss dann das Passwort des JAMES-Accounts angegeben werden, der mit dieser E-Mail verknüpft ist.

Sollten die eingebenen Daten korrekt sein, wird man zur Terminbearbeitung weitergeleitet. Im anderen Falle erscheint eine Fehlermeldung, dass das Passwort nicht korrekt sei oder der Server nicht erreichbar sei. Falls der Fehler, dass der Server nicht erreichbar sei, trotz Überprüfung der Daten weiterhin auftaucht, melden Sie den Fehler Ihrer IT-Abteilung.

Terminbearbeitung

Insgesamt gibt es zwei Bestandteile eines Termins, die bei JAMES bearbeitet werden können:

  • der Termin selbst
  • die Teilnehmer

Termin

Die Terminbearbeitung sieht folgendermaßen aus:

Terminbearbeitung Teil 1 Terminbearbeitung Teil 2

Die Felder haben dabei folgende Bedeutung:

Betreff

Thema des Termins, welches automatisch aus dem Outlook-Terminbetreff gelesen wird.

Start

Startzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook-Termin-Beginn gelesen wird.

Ende

Endzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook-Termin-Ende gelesen wird.

Ganztägiges Ereignis

Bestimmt, ob der Termin als ganztägiges Ereignis angelegt wird. Dies wird automatisch aus dem gleichnamigen Outlook-Feld gelesen.

Zeitzone

Definiert die Zeitzone des Termins. Dadurch kann JAMES für Personen, die in anderen Zeitzonen leben, die Uhrzeit anpassen.

Niederlassung

Auswahl einer vordefinierten Niederlassung. Die Auswahl der Niederlassung beeinflusst die Auswahl der Zufahrt.

Zufahrt

Die Zufahrt, über welche Teilnehmer die Niederlassung betreten sollen.

Ort

Ort des Termins, welcher automatisch aus dem Ort des Outlook-Termins gelesen wird. Oftmals ist dies ein Raum, welcher über Outlook gebucht wird.

Raum

Der Raum, welcher für den Termin gebucht wird. Der Ort und der Raum unterscheiden sich insofern, dass „Ort“ lediglich für das Buchen eines Raumes über Outlook und „Raum“ für das Buchen eines Raumes bei JAMES gedacht ist.

Ressourcen

Zusätzliche Ressourcen, die gebucht werden sollen. Dies kann z.B. W-LAN sein.

Dokumente

Weitere Dokumente, die den Teilnehmern gesendet werden sollen. Dies können z.B. allgemeine Informationen sein, die aber nicht sicherheitsrelevant sind.

Unterweisungen

Sicherheitsrelevante Dokumente, die vor Ort vor Betreten der Niederlassung gelesen und rechtsverbindlich von allen Teilnehmern unterzeichnet werden müssen. Gilt eine erfolgreiche

Checkliste bei Ankunft:

Eine Liste, in der notwendige Schritte bei Ankunft eines Besuchers dokumentiert sind wie z.B. Ausgabe von Sicherheitskleidung.

Checkliste bei Abreise:

Eine Liste, in der notwendige Schritte bei Abreise eines Besuchers dokumentiert sind wie z.B. Zurücknahme von Sicherheitskleidung.

Benachrichtigung bei Check-in

Durch Ankreuzen erhält der Ersteller des Termins eine Benachrichtigung, wenn sich einer der Teilnehmer erfolgreich eingecheckt hat.

Terminbeschreibung

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können. Die Terminbeschreibung findet sich bei der Einladung in der E-Mail der Teilnehmer wieder.

Interne Notiz

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können, die nur Admins oder der Ersteller selber lesen können. Interne Notizen werden nicht in der Einladung vermerkt, sodass Informationen über einen Termin hinterlegt werden können, ohne dass die Teilnehmer diese einsehen können.

Weitere Informationen

Einige Felder kommen auch bei der Bearbeitung der Teilnehmer vor. Gleichnamige Felder bei der Terminbearbeitung gelten für alle Teilnehmer, sodass z.B. bestimmte Unterweisungen alle, aber nur eine Person eine weitere Unterweisung unterzeichnen muss.

Übergang zur Teilnehmerbearbeitung

Wenn die Teilnehmer bearbeitet werden sollen, kann man sich über „Teilnehmer bearbeiten“ eine Liste der Teilnehmer anzeigen lassen. Lesen Sie hierfür bei Teilnehmerbearbeitung weiter.

Fertigstellung eines Termins

Sobald alle Daten korrekt eingegeben wurden, kann über „Speichern und senden“ die Erstellung des Termins abgeschlossen werden. Der Outlook-Termin wird nach erfolgreicher Erstellung des Termins bei JAMES miterstellt und das gesamte Fenster schließt sich von alleine.

Teilnehmerbearbeitung

Die Teilnehmerbearbeitung erfolgt in zwei Schritten:

  1. Auswahl des Teilnehmers
  2. Bearbeitung der Eigenschaften eines Teilnehmers

Teilnehmerauswahl

Die Auswahl eines Teilnehmers erfolgt über eine Liste. Hier befindet sich zumindest die E-Mail. Sollte ein Teilnehmer mit dieser E-Mail schon einmal an einem anderen Termin teilgenommen haben, der bei JAMES registriert worden ist, wird der Vor- und Nachname automatisch eingefügt. In diesem Falle werden diese Daten ebenfalls in der Liste angezeigt. Falls man die Daten manuell bei der Teilnehmerbearbeitung ergänzt, wird bei Rückkehr zur Teilnehmerübersicht der Name nun angezeigt.

Über den Button oben „Zurück zur Terminbearbeitung“ gelangt man wieder zurück zur Terminbearbeitung.

Unbekannter Teilnehmer Bekannter Teilnehmer

Klickt man auf einen der Teilnehmer, gelangt man in die Teilnehmerbearbeitung.

Teilnehmer

Die Teilnehmerbearbeitung sieht folgendermaßen aus:

Teilnehmerbearbeitung Teil 1 Teilnehmerbearbeitung Teil 2

Möchte man wieder zurück zur Teilnehmerübersicht, so klickt man auf „Zurück zur Teilnehmerübersicht“.

Die Felder haben dabei folgende Bedeutung:

Vorname

Der Vorname des Teilnehmers. Wird bei erneuter Einladung mit der gleichen E-Mail automatisch ergänzt.

Nachname

Der Nachname des Teilnehmers. Wird bei erneuter Einladung mit der gleichen E-Mail automatisch ergänzt.

Firma

Die Firma des Teilnehmers.

Nur benachrichtigen

Durch Ankreuzen wird der Teilnehmer lediglich benachrichtigt, nimmt aber nicht selber am Termin teil. Dadurch kann man Dritte wie z.B. den Vorgesetzten über einen Termin in Kenntnis setzen.

Check-in Benachrichtigung

Durch Ankreuzen wird der Gastgeber informiert, sobald der Teilnehmer vor Ort in der Niederlassung den Check-in erfolgreich absolviert hat.

Kategorie

Durch Angabe der Besucherkategorie können Besucher in logisch unterteilte Gruppen eingeteilt werden. Außerdem kann das Verhalten von verschiedenen Systemen z.B. dem Check-in an Besucherkategorien angepasst werden.

Erinnerung (Tage)

Das Intervall bestimmt, wie viele Tage vor dem Termin der Teilnehmer erneut per Mail von JAMES benachrichtigt wird, dass ein Termin angesetzt ist.

Unterweisungen

Sicherheitsrelevante Dokumente, die vor Ort vor Betreten der Niederlassung gelesen und rechtsverbindlich von diesem Teilnehmer unterzeichnet werden müssen.

Terminbeschreibung

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können. Die Terminbeschreibung findet sich bei der Einladung in der E-Mail dieses Teilnehmers wieder.

Interne Notiz

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können, die nur Admins oder der Ersteller selber lesen können. Interne Notizen werden nicht in der Einladung vermerkt, sodass Informationen über einen Termin hinterlegt werden können, ohne dass dieser Teilnehmer diese einsehen kann.