Terminbearbeitung

Insgesamt gibt es zwei Bestandteile eines Termins, die bei JAMES bearbeitet werden können:

  • der Termin selbst
  • die Teilnehmer

Termin

Die Terminbearbeitung sieht folgendermaßen aus:

Terminbearbeitung Teil 1 Terminbearbeitung Teil 2

Die Felder haben dabei folgende Bedeutung:

Betreff

Thema des Termins, welches automatisch aus dem Outlook-Terminbetreff gelesen wird.

Start

Startzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook-Termin-Beginn gelesen wird.

Ende

Endzeitpunkt des Termins, welcher automatisch aus dem Outlook-Termin-Ende gelesen wird.

Ganztägiges Ereignis

Bestimmt, ob der Termin als ganztägiges Ereignis angelegt wird. Dies wird automatisch aus dem gleichnamigen Outlook-Feld gelesen.

Zeitzone

Definiert die Zeitzone des Termins. Dadurch kann JAMES für Personen, die in anderen Zeitzonen leben, die Uhrzeit anpassen.

Niederlassung

Auswahl einer vordefinierten Niederlassung. Die Auswahl der Niederlassung beeinflusst die Auswahl der Zufahrt.

Zufahrt

Die Zufahrt, über welche Teilnehmer die Niederlassung betreten sollen.

Ort

Ort des Termins, welcher automatisch aus dem Ort des Outlook-Termins gelesen wird. Oftmals ist dies ein Raum, welcher über Outlook gebucht wird.

Raum

Der Raum, welcher für den Termin gebucht wird. Der Ort und der Raum unterscheiden sich insofern, dass „Ort“ lediglich für das Buchen eines Raumes über Outlook und „Raum“ für das Buchen eines Raumes bei JAMES gedacht ist.

Ressourcen

Zusätzliche Ressourcen, die gebucht werden sollen. Dies kann z.B. W-LAN sein.

Dokumente

Weitere Dokumente, die den Teilnehmern gesendet werden sollen. Dies können z.B. allgemeine Informationen sein, die aber nicht sicherheitsrelevant sind.

Unterweisungen

Sicherheitsrelevante Dokumente, die vor Ort vor Betreten der Niederlassung gelesen und rechtsverbindlich von allen Teilnehmern unterzeichnet werden müssen. Gilt eine erfolgreiche

Checkliste bei Ankunft:

Eine Liste, in der notwendige Schritte bei Ankunft eines Besuchers dokumentiert sind wie z.B. Ausgabe von Sicherheitskleidung.

Checkliste bei Abreise:

Eine Liste, in der notwendige Schritte bei Abreise eines Besuchers dokumentiert sind wie z.B. Zurücknahme von Sicherheitskleidung.

Benachrichtigung bei Check-in

Durch Ankreuzen erhält der Ersteller des Termins eine Benachrichtigung, wenn sich einer der Teilnehmer erfolgreich eingecheckt hat.

Terminbeschreibung

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können. Die Terminbeschreibung findet sich bei der Einladung in der E-Mail der Teilnehmer wieder.

Interne Notiz

Freitextfeld, in welchem Details vermerkt werden können, die nur Admins oder der Ersteller selber lesen können. Interne Notizen werden nicht in der Einladung vermerkt, sodass Informationen über einen Termin hinterlegt werden können, ohne dass die Teilnehmer diese einsehen können.

Weitere Informationen

Einige Felder kommen auch bei der Bearbeitung der Teilnehmer vor. Gleichnamige Felder bei der Terminbearbeitung gelten für alle Teilnehmer, sodass z.B. bestimmte Unterweisungen alle, aber nur eine Person eine weitere Unterweisung unterzeichnen muss.

Übergang zur Teilnehmerbearbeitung

Wenn die Teilnehmer bearbeitet werden sollen, kann man sich über „Teilnehmer bearbeiten“ eine Liste der Teilnehmer anzeigen lassen. Lesen Sie hierfür bei Teilnehmerbearbeitung weiter.

Fertigstellung eines Termins

Sobald alle Daten korrekt eingegeben wurden, kann über „Speichern und senden“ die Erstellung des Termins abgeschlossen werden. Der Outlook-Termin wird nach erfolgreicher Erstellung des Termins bei JAMES miterstellt und das gesamte Fenster schließt sich von alleine.